La Gestión del Conocimiento es uno de los terrenos profesionales donde ha penetrado con mayor fuerza el software libre. Los Content Manager System (CMS), los Customer Relationship Management (CRM), las aplicaciones de Enterprise resource planning (ERP), los Learning Manager System (LMS) y otros sistemas de organización del trabajo y la información son los ejemplos más vistosos de toda la generación de aplicaciones concebidas para ese ámbito. Abarcando desde la organización documentalista hasta los procesos del desarrollo organizacional, estos programas han venido a proveer al usuario común con posibilidades que hace no más de un lustro estaban sólo al alcance de los grandes corporativos. Han contribuido incluso al surgimiento de lo que ya se conoce como “trabajador del conocimiento”.
Detrás de esos fantásticos y vistosos desarrollos (por ejemplo Moodle para la educacion en línea; Joomla para la gestión de contenidos; Sugar CRM para la gestión de procesos de la empresa y con los clientes; eGroupware para la organización del teletrabajo) hay muchos otros productos de software que desempeñan importantes funciones en el amplio universo de los procesos del conocimiento, individual u organizacional.
Ya en otros posts los hemos mencionado. Muy recientemente, por ejemplo, hablamos de Zotero y Mendeley, dos excelentes gestores de bibliografías que nos libran de la pesadilla de las referencias bibliográficas al facilitarnos un entorno para automatizarlas y administrarlas. Pero ambos programas son sólo una muestra de la enorme variedad a nuestra disposición para potenciar intelectualmente cada una de las partes del proceso de una investigación o del trabajo con documentación. Hay mucho más y aquí veremos una muestra de ello.
En el terreno de la administracion de proyectos, por ejemplo, resaltan aplicaciones como DotProject, openProject y Project Fork. Los tres, por supuesto, como administradores completos de todos los procesos en un proyecto, ya sea individual o en equipo. Ofrecen calendario, gestión de archivos con versionado incluido, seguimiento de tareas, formación de grupos, creación de múltiples proyectos, foros de discusión internos, blogs internos, mensajería, chat y un sinfín de herramientas. Los tres, también por supuesto, requieren potentes servicios de servidor y ciertos conocimientos técnicos de su funcionamiento.
También en el ámbito de la gestión por proyectos destacan algunas herramientas que nos facilitan el seguimiento y la administración de procesos específicos. Cada una, por sí sola, resuelve procesos completos de la investigación y de la gestión de un proyecto. Este último es el ámbito donde más destacan. Pero, ¿cómo debemos concebirlo para ubicar en sus procesos las herramientas que necesitamos? No está de más repasar algunos puntos sobre su origen y estado actual.
Originada hacia finales del siglo XIX, la llamada “gestión por proyectos” ha sido una disciplina tan útil que incluso, en forma de “modelos”, migró exitosamente desde las ciencias de la Ingeniería y la Administración hacia muchas otras áreas. En la educación, por ejemplo, se convirtió en la base de un enfoque didáctico de gran trascendencia para el aprendizaje y la instrucción de base constructivista.
Basada en tradicionales metodologías científicas, sociales y empresariales que antecedieron al industrialismo, desde mediados del siglo XX la gestión por proyectos —con el importante apoyo de la Teoría de Sistemas— habría de contribuir considerablemente al surgimiento de otra disciplina no menos importante: la Gestión del Conocimiento.
Es en el marco de esta última disciplina que la gestión por proyectos se ha convertido en una metodología para la adquisición, mantenimiento, transformación y distribución de datos, información y conocimiento. Para finales del siglo XX quedaría muy lejos aquel surgimiento Tayloriano basado en la necesidad de organizar el trabajo de miles de trabajadores en grupos de producción.
Muy poco después de que Frederick Taylor postulara los principios básicos de la Administración por Proyectos (con la finalidad de analizar y mejorar los procesos productivos al centrarlos en la organización de sus partes esenciales), Henry Gantt plantearía hacia principios de la década de los noventa del siglo XIX la necesidad de definir y desarrollar metodologías que proveyeran con instrumentos específicos para llevar a cabo el nuevo enfoque administrativo. El más famoso de sus aportes en ese sentido fue el llamado “Diagrama de Gantt”, constituido por barras de “tareas” y marcadores de “hitos” que describen gráficamente la secuencia y la duración de todas las partes de un proceso.
El planteamiento ganttiano duraría intocable durante 100 años, hasta que en el marco de las nuevas tecnologías de la información se desarrollaron complejas aplicaciones de software para generar esta clase de diagramas a través de la pantalla de un ordenador. El más importante de estos desarrollos fue, sin duda, Microsoft Office Project, pues no sólo posibilitó la reproducción de los diagramas mediante una PC, sino que también agregó importantes contribuciones al concepto de Henry Gantt. Contribuciones, valga señalarlo, que llevaron la metodología hacia posibilidades semánticas en la gramática de la administración de procesos.
De estas sumas derivarían ilimitadas posibilidades para el trabajo con rutas críticas en proyectos complejos, tanto en la ingeniería como en el ámbito de las ciencias sociales. Con el uso de los gráficos de Gantt, cada vez más se posibilitó la verdadera "graficación/visualización" de la Planeación Estratégica, tanto en la administración de las organizaciones como en el desarrollo de la investigación y la Gestión del Conocimiento. El instrumento ganttiano fue sin duda la llave maestra que permitió tratar a las organizaciones (empresariales o pública) como verdaderos organismos cuyos procesos pueden observarse, medirse, analizarse y controlarse planificadamente.
Este enfoque holístico de inspiración ganttiana sería la base de la moderna administración por proyectos, apoyada sustancialmente en la visión de la organización como sistema cuyas piezas deben trabajar cojuntamente hacia el cumplimiento de objetivos bien proyectados. Flujos de trabajo, gerencia de proyecto, trabajo colaborativo, calendario, hito, planeación, indicadores... son sólo algunos de los conceptos que hoy por hoy conforman la metodología proyectiva. En medio de todo ello, el Diagrama de Gantt como puerta de acceso controlado hacia todo un universo de prospección y posibilidades en el trabajo intelectual.
En las organizaciones no gubernamentales, por ejemplo, es común el uso de Microsoft Office Project para la administación informatizada de los proyectos; sin embargo lo más usual es que esta aplicación (como los demás componentes de la suite ofimática) sea instalada sin licencia por el alto costo que representa dotar con copias legales a todos los participantes de un proyecto o de una organización. Un verdadero problema financiero, ético y legal aparentemente sin solución.
Aqui, como en otros ámbitos de la productividad intelectual, las comunidades de software libre y gratuito vienen a sacarnos del atolladero. Dos buenos ejemplos de ellos son los softwares Gantt Project (para instalación en el ordenador, en local) y Gantter (que se usa directamente desde el servidor de la empresa que lo produce). Ambos gratuitos.
Si bien ninguno de los dos alcanzan a dotarnos con todas las “maravillas” que posee el software de proyectos de Microsoft, ambos satisfacen cumplidamente cualquier exigencia de graficación planificadora: nos proveen con la creación automatizada de las gráficas, el uso de calendarios integrados, la creacón y distribución visual de tareas e hitos de proyecto, utilidades de impresión y exportación y hasta formas de compartir la información que se genera en ellos.
Gantt Project
Como sus mismos desarrolladres lo publicitan desde el sitio de descarga del programa, “GanttProject es una herramienta de escritorio multiplataforma para la programación y gestión de proyectos mediante la generación de gráficos Gantt y Pert. Se ejecuta en Windows, Linux y MacOSX, es libre y su código es opensource”, es decir, de libre transformación si tenemos programadores que nos ayuden a convertirlo en una aplicación a la medida.
¿Qué puede hacerse con este software? Podemos:
Generar un diagrama de Gantt, desde el cual es posible:
- Crear una estructura de desglose de trabajo, dependencias entre tareas y responsables, dibujar y definir hitos de proyecto.
- Administrar los recursos del proyecto, asignando al personal para trabajar en las tareas y visualizando su asignación en la tabla de carga de recursos.
Generar diagramas PERT, desde cero o derivados del diagrama de Gantt, desde los cuales es posible:
- Exportar los resultados graficados en varios formatos, como imágenes en PNG, como informes en PDF y como material de pulicación en HTML, es decir, para nuestra página Web.
- Interoperar proyectos de importación y exportación a los formatos de Microsoft Project y a hojas de cálculo.
- Colaborar en grupos de proyecto compartiendo directamente, en Web o mediante la tecnología de servidor WebDAV.
Gantter
Gantter es una herramienta totalmente gratuita para la administración de proyectos basada en Web, es decir, para usarse desde “la nube” de Internet. No requiere instalación en nuestros equipos de cómputo y basta con el navegador instalado en nuestro ordenador para trabajar con ella.
Gantter admite la importación de archivos de Microsoft Project, contiene una poderosa herramienta interna de administración de proyectos y está disponible en 11 idiomas, entre ellos el español. Basta con pulsar sobre el botón “Start Now” en la portada de su Web para que podamos comenzar a trabajar con él y aprovechar todas sus virtudes, bastante completas aunque el producto sea totalmente gratuito.
Entre las facilidades que nos brinda este programa hay una galería de plantillas que nos permitirá abreviar la concepción del proyecto.
Los usuarios de Google Docs pueden disfrutar de una perfecta integración con Gantter. Además de guardar y abrir documentos directamente desde y hacia Google Docs, el usuario también puede compartir sus calendarios con otros usuarios a través de Google Docs y colaborar con ellos en tiempo real a través de la Web. Gantter además automatiza la colaboración con recursos comunes de los miembros de un proyecto.
Para rematar: Gantter nos permite optimizar tareas mediante un “plug in” instalable tanto en Chrome como en Firefox (dependiendo de las versiones de los navegadores) para crear proyectos desde el interior de Google Docs.
¿Algo más se puede pedir del software de código abierto? De nosotros depende potenciar nuestros procesos de productividad intelectual, sobran las opciones para apoyarnos.